Hva, hvordan og hvem?
Grunnlaget for forberedelsesfasen er prosjekteiers oppdragsspesifikasjon. Dersom det ikke allerede er gjort må prosjekteier utpeke en prosjektleder. Øvrige medarbeidere i forberedelsesfasen utpekes i samråd med linjeledere som er eiere av ressursene. Dermed får vi på plass den prosjektorganisasjonen som skal gjennomføre forberedelsen .
Prosjektgruppen utarbeider en gjennomføringsplan for arbeidet i fasen, og fordeler oppgaver.
Arbeidet følger de instruksjoner som er gitt i oppdragsspesifikasjonen.
Resultatet av arbeidet vil normalt være alt nødvendig underlag for gjennomføring av arbeidet i neste fase, gjennomføringsfasen. Dette inkluderer i grove trekk krav til prosjektleveransene, tidsplan, budsjett, behov for ressurser, prosjektorganisasjon; evt. også HMS- og kvalitetsplan.
Resultatene dokumenteres i en prosjektbeskrivelse. Denne inkluderer også en beskrivelse av bakgrunn for prosjektet samt forventet nytte utformet som et effektmål.
Normale arbeidsoppgaver i forberedelsesfasen:
Resultat av arbeidet i forberedelsesfasen er prosjektbeskrivelsen. Den inneholder alle prosjektets planer.